Khách sạn là một trong những địa điểm lý tưởng và đỉnh cao được chọn làm nơi tổ chức sự kiện, tổ chức hội nghị khách hàng; các buổi giới thiệu, quảng cáo. Tuy nhiên, trên khắp các tỉnh thành; nhất là ở các thành phố lớn thường có rất nhiều loại hình khách sạn. Khiến công ty không biết chọn lọc theo phương thức nào cho đúng. Hiểu được khó khăn này, Viet Green Media xin chia sẻ kinh nghiệm cho doanh nghiệp cách thiết kế phòng hội thảo chuyên nghiệp. Tô điểm thêm vào hồ sơ năng lực và tín nhiệm của công ty trên thị trường doanh nghiệp đa dạng; và nhiều biến động hiện nay.

Xác định mục đích của hội nghị, hội thảo

Mỗi buổi hội nghị, sự kiện có một nội dung và motip để chương trình được dàn trải theo cách khác nhau.

Để có thể thiết kế phòng hội thảo chuyên nghiệp phù hợp thì doanh nghiệp cần phải xác định được mục đích hướng đến. Ví dụ: Nếu hội nghị tiếp đón đối tác làm ăn, khách VIP cùng hợp tác dự án kinh doanh… thì phòng hội nghị, hội thảo phải mang đẳng cấp cao như khách sạn 4 hay 5 sao. Thể hiện được sự sang trọng, lịch sự.

Ngược lại, tổ chức sự kiện cho nhân viên nhằm thể hiện tinh thần đoàn kết trong công ty; trau dồi năng lực và nghiệp vụ của nhân viên thì không gian cần sự ấm cúng, đơn giản nhưng hiện đại…

Như vậy, việc xác định được mục đích của hội thảo sẽ giúp quý doanh nghiệp dễ đưa ra được sự lựa chọn hơn. Hay tối thiểu là khoanh vùng được top 5 những khách sạn có thể sử dụng. Tránh được những sai lầm khi tổ chức hội nghị đáng tiếc cho doanh nghiệp.

Xác định quy mô khi tiến hành thiết kế phòng hội thảo

Số lượng khách đến tham dự? Số lượng bàn tiệc?…. là những thông số phản ánh lên quy mô của sự kiện.

Với sự kiện lớn mang tầm quốc gia thì phòng hội nghị phải rộng; để đủ sức chứa, tránh tình trạng thuê địa điểm nhỏ so với quy mô. Sẽ dẫn đến ấn tượng không tốt về sự chuyên nghiệp cho khách đến tham dự.

Mặt khác, nếu tổ chức hội nghị quy mô từ 200 – 500 khách.Thì cũng không cần thiết phải thuê một phòng hội nghị tại khách sạn quá lớn; vừa tốn chi phí lại không có sự kết nối.

Như vậy, việc xác định quy mô hội nghị là một trong những yếu tố; mà các doanh nghiệp cần phải chú ý để thuê địa điểm dễ dàng hơn.

Bài trí và sắp xếp bố cục theo tiêu chuẩn thiết kế phòng hội thảo

Bố cục phòng hội thảo nên được sơ đồ hoá và sắp xếp hợp lý dựa trên các khu vực.

Bố cục thiết kế bao gồm: khu vực khán đài; dãy ghế giám khảo diễn giả; dãy ghế khách mời; khu vực lễ tân; giải đáp thắc mắc khách hàng.

Phòng hội thảo được sắp xếp bài bản khiến người tham dự dễ hình dung hơn về vị trí của mình. Và họ sẽ đánh giá ban tổ chức rất cao về sự chuyên nghiệp.

Phòng hội thảo nên được bài trí những cây xanh, banner tổ chức; và những vật dụng lịch sự, màu sắc nhã nhặn. Cần tránh những trang thiết bị phô trương quá mức; chỉ cần đủ dùng và thiết thực là được.

Lựa chọn dịch vụ thiết kế phòng hội thảo uy tín

Nếu công ty của bạn thường xuyên tổ chức các sự kiện. Thì chắc chắn sẽ có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Nhưng với các doanh nghiệp không thường xuyên thì việc thiết kế phòng hội thảo thực sự là vấn đề khó khăn.

Do đó, quý khách hàng có thể cân nhắc lựa chọn Viet Green Media – công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam; với nhiều năm kinh nghiệm.

Cùng với các dịch vụ tổ chức hội nghị chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ giúp quý khách lựa chọn được những địa điểm uy tín nhất. Từ đó thiết kế nên một không gian sang trọng, thoải mái. Đảm bảo góp phần làm cho sự kiện, hội thảo diễn ra thành công, tốt đẹp.

Quảng Bình & Miền Trung:  0232.3868666 | 0232.3836333   M: 090 3295 730