Tổ chức sự kiện là cách thức góp phần “đánh bóng” hữu hiệu cho sản phẩm và thương hiệu của một doanh nghiệp thông qua những sự kiện. Sự kiện là cơ hội tốt để các doanh nghiệp có thể gặp gỡ, giao lưu và trao đổi với đối tác, các cơ quan truyền thông và cơ quan chính quyền. Đây là nơi giúp cho thông tin được trao đổi hai chiều cũng như tăng cường mối quan hệ hợp tác có lợi cho doanh nghiệp. Vậy các điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện là gì?

Sức chứa của nơi tổ chức sự kiện

Sức chứa của nơi tổ chức sự kiện là vấn đề bạn cần lưu ý đầu tiên. Nếu bạn lên kế hoạch để tổ chức sự kiện tại khách sạn 5 sao với tiện nghi đầy đủ, không gian sang trọng và dàn nhân viên phục vụ chuyên nghiệp nhưng việc số lượng khách mời vượt quá khả năng chứa của khách sạn là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Do vậy, bạn cần chú ý đến địa điểm tổ chức sự kiện, số lượng khách mời dự kiến có thể sẽ tham dự, tránh để lãng phí quá nhiều chỗ hay thiếu chỗ ngồi cho khách. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ có quan điểm khá sai lầm nếu cho rằng khách sạn càng nhiều sao thì càng đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của buổi tổ chức sự kiện của bạn.

Vấn đề của người dẫn chương trình

Người dẫn chương trình là một trong những yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của sự kiện. Đã có rất nhiều sự kiện bị sụp đổ bởi chương trình một đằng còn người dẫn chương trình thì một nẻo. Nguyên nhân có thể do MC được nhận kịch bản quá muộn nên không kịp đọc bản thảo hoặc cũng có thể là do người dẫn chương trình tự tin thái quá vào năng lực của mình nên không hề đọc bản thảo. Do vậy, bạn cần có sự kiểm soát chặt chẽ vấn đề này để có một sự kiện được tổ chức thành công.

Vấn đề của các “sao”

Sự xuất hiện của các “sao” sẽ giúp cho sự kiện hấp dẫn hơn, thu hút hơn và đông người đến xem hơn. Nhưng chính vì họ là “sao” nên bạn sẽ phải đối mặt với không ít những chuyện đau đầu.

Khi tổ chức một sự kiện có mời các “sao”, bạn sẽ rất dễ gặp phải những “sao” làm cao đến muộn khiến ban tổ chức chương trình phải tìm nhiều cách để chữa cháy hay những “sao” đấu đá vì vấn đề được diễn trước hay diễn sau. Đây là vấn đề sẽ thường xuyên gặp phải nên bạn cũng cần sự chuẩn bị trước để ứng phó tốt hơn.

Lên kế hoạch quản trị rủi ro

Để một sự kiện diễn ra thành công sẽ bao gồm rất nhiều công việc nhỏ và tỷ mẩn. Bạn hãy dành ra một khoảng thời gian để dự đoán những sự cố xấu có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện nào đó. Bên cạnh lường trước rủi ro, bạn cũng nên đưa ra những phương án khắc phục giả định để khi sự cố xảy ra sẽ khắc phục nhanh hơn. Làm như vậy sẽ giúp cho bạn có khả năng kiểm soát tình hình tốt hơn.